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１． |
この様に業務が進めばよいと考えている理想の姿を描いてしまい、現状その通りに行われていると思い込む危険があります。先ずは実態を把握する必要がありますので、現実に即した業務の流れを作成しなければなりません。
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２． |
例えば用紙1枚に見易く纏めようとの配慮から、業務処理上実際に手間が掛かっている過程を簡略化し過ぎると、本来記載すべき過程や処理課題を記載し忘れてしまう可能性があります。無駄に見える工程が実際に不要な場合もありますが、一方で必要な場合もあり得ますので、現実の業務フローは正確に描く必要があります。
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３． |
業務フローを作成する過程で留意すべきは、仕事量が果たしてどの位あるかの確認です。仕事量とは業務の処理量で、この処理量は人の数と時間で計ります。
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４． |
この処理量の軽減のためには、仕事の段取りを見直し、手順や工程を変更します。或いは機械化を検討します。計算やDataの再使用等の機能に長けたコンピュータ処理が可能ならばIT化をして効率を上げます。
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５． |
ISOに準拠した業務フローは、ISOの理論に合わせて業務フローを作成します。例えば実際の業務処理で行われている柔軟性を排除した状態で描かれる傾向があります。皮肉な事ですがそれが故に、ISOの業務フローは、その儘ではコンピュータ化が出来ないという欠点を内包する可能性があります。
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６． |
斯様に実際に行われている業務と業務フローとの乖離は、現実を見据えながら極力埋めなければなりません。
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７． |
この様に再検討を重ねて行く過程で、業務フローを全部繋げたらを思案して頂きたいのです。業務フローで描いた仕事の流れと組織図とは連動しているでしょうか。個々の業務フローを組織図に合わせて実際に繋げるのは大変な作業です。本当に行うならば広い会議室の床を占領してしまいます。実際には図表の継ぎ接ぎ作業をしない迄も、業務フローと組織図との対比を想定しながら、全社的に業務フローの作成する心構えで取り組めば、業務の理解を全社的に深めるのに大変役に立ちます。
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