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１． |
業務フロー(Work Flow)とは、御社の業務の目的、対象（主として作業をする従業員等）が行う業務手順を、従業員の業務に於ける活動内容や、実務処理上の作業を単位毎に描いたものです。各業務或いは各作業を遂行する際に、各部門で人・物・金・情報と云われる経営資源をどの様に活用しているかを、順を追い図表に描いた業務の流れ(Work
Flow)です。現在行われている業務が的確な手順で行われているかを検証する為にも、業務フローの作成は有効です。
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２． |
仕事の手順を確認し、社員が仕事の手順と内容を理解し協同する際の手引き或いは備忘録に活用が出来ます。従って書式や形式等の表面を取り繕うのでは無く、どの程度現実に近い内容が書かれているかが最も大事です。つまり業務フローを作成する際には、書式や図表の見栄が大事なのではなく、実際の業務内容を確認し改善の余地を検討する為の資料にもなる様に作成を心がけるべきです。
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３． |
業務フローの作成作業は、実際の仕事の手順を見直す作業でもあります。業務フローを整えるには、仕事を最終的に統括している幹部の皆様と、現場でコンピュータへの入力を含めた日常業務を遂行している方々とのしっかりした話し合いが必要だからです。そして業務フロー作成の過程では、例えば業務を兼務している人に無理が生じていないか、特定個人の特殊能力に依存し過ぎていないか、現在よりも効率的な手順が工夫出来ないか等の課題を鑑みながら作成するのです。
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４． |
ちなみに出来上がりました業務フローを皆が閲覧する為に、ある程度見栄えがよい形式に整える必要もあるでしょう。それはレイアウト作業或いはデザインの一種です。デザインをするには、業務内容を理解した上で、指示内容が分る優秀でデザインに心得がある方に委託するのが良いでしょう。
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５． |
上記の理由で、幹部の皆様が中心になり社内の方々と相談と工夫をしながら業務フローを作成するのが最も効率的で、本来の目的にかなう最善の対処方法です。
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６． |
この項目では、業務フローの作成に関する留意点をご説明致します。次回は業務フローのサンプルを用いて具体的なご説明を致します。また業務フロー作成に便利なソフトウェアや、業務フロー作成の際に参考になる書式集（テンプレート）も併せてご紹介します。
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