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１． |
会計データ(Data)や書類の電子化 |
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電話とファクシミリ及び郵送手段しかない時代の会計Dataや書類を受け渡し方法と、現在のインターネットと通じたDataの受け渡し手段を比べれば、電子化が進んだ処理の方が圧倒的に迅速で効率的なのは間違いがありません。
嘗てはDataをフロッピーディスク(FD)やCDに保存して、それを郵便や宅急便で送付手続をするのが普通の手続でした。その場合担当者が顧客先を訪問してDataをお届けしない限り、データ(Data)の到着は早くても翌日以降です。その上FDやCDに保存をして送付手続をとりますのでFDやCD等媒体(メディア)の実費と送付運賃に、何よりも一連の処理をする為の手間暇が掛かります。
迅速な報告を図るには、様々な書類を電話回線でファクシミリ送信する手段があります。資料を一枚一枚ファクシミリ送信する手間暇と、大量の書類を送付すればそれに伴う通信費が掛かります。しかもファクシミリで受信した紙媒体に表示された内容ですから、データ(Data)としてソフトに取り込んでその場で処理が出来る訳ではありません。しかし現在ではインターネットを通じてデータ(Data)そのものの遣り取りが可能です。従って現在は短時間で且つ通信費も殆ど掛からずにデータ(Data)の受け渡しが行われています。この連絡業務に於ける効率の向上は、弊社の様なデータ(Data)処理を専門にする仕事運びに大きな変化と効果がありました。
最近は興味深い文書処理機能を提供するソフトウェアも充実しています。これ迄は計算ソフトのExcelやワープロのWord或いはスキャニングした書類をPDF形式に処理をしたファイルを混在し保存する必要がありました。最近の書類管理ソフトでは、これらのファイルを同一形式で一括管理が可能になる機能が提供されています。この様なソフトウェアを利用し顧客毎に電子化されたファイルを纏めて保存すれば、効率的な保存の他に、作業に必要なデータ(Data)の検索が容易に出来る様になります。必要な検索がPCで迅速に出来るデータ(Data)の電子化は、作業効率の向上には不可欠な条件です。
一方で書籍や紙類では、求める情報が記載されている場所に当たりが付けられなければ、果ては一枚一枚頁を繰って探し出さなければなりません。この手間は苦痛に満ちた地道な作業で本当に大変です。また電子データ(Data)はハードディスク(HD)等の小さな機器に大容量の保存が可能なので余り場所を取りません。しかし書類や書籍ではそうは行きません。高い家賃を支払い維持している事務所に、書類や書籍がうずたかく積まれた儘殆ど利用されない様子もよく見受けられます。書類が占領する事務所の広さを家賃換算で計算したら、知らず知らずのうちに年間どれ位費用を無駄にしているのかを金額で把握出来ます。電子化を進めれば不必要な書類や書籍を手元に備えている必要が無くなります。その結果気付かないうちに毎年無駄に支払っている「見えない費用」が削減され、間違いなく経営効率が上がります。
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